Geschäftliche E-Mails haben einen festen Aufbau – deshalb lassen sie sich gut diktieren
Geschäftliche E-Mails folgen einem ziemlich festen Aufbau:
- Anrede
- Anliegen (worum es geht)
- Einzelheiten
- Bitte und Grußformel
Weil der Aufbau feststeht, wissen Sie schon vor dem Sprechen, was Sie sagen werden. Und E-Mails summieren sich: Sie zu tippen kostet Zeit. Deshalb spart Diktieren gerade bei E-Mails besonders viel Zeit.
Sprechen Sie der Reihe nach: Anrede, Anliegen, Einzelheiten, Bitte und Gruß
Folgen Sie dem Aufbau der E-Mail von oben nach unten.
- 1Anrede„Sehr geehrte Frau Weber,“ beim Erstkontakt; „Guten Tag, Herr Schulz,“ bei bekannten Kontakten
- 2AnliegenEin Satz dazu, warum Sie schreiben und was Sie brauchen
- 3EinzelheitenDatum, Uhrzeit, Ort, Anhänge
- 4Bitte und GrußBis wann Sie eine Antwort brauchen, dann „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihr Name
Für eine Terminabstimmung könnten Sie zum Beispiel sagen:
Guten Tag, Herr Schulz, ich möchte gern unseren Termin für nächste Woche abstimmen. Würde Ihnen Dienstag- oder Mittwochnachmittag passen? Die Unterlagen schicke ich Ihnen am Vortag. Könnten Sie mir bis Freitag Bescheid geben? Vielen Dank und mit freundlichen Grüßen, Anna Becker
Drei Dinge machen das wirksam:
- Das Anliegen gleich nach der Anrede: „Ich möchte gern unseren Termin abstimmen“ vorweg macht die folgenden Einzelheiten leicht lesbar
- Kurze Sätze: Statt mit „und … weil … sodass …“ zu verketten, setzen Sie einen Punkt. Das liest sich auch nach automatischer Zeichensetzung gut
- Bleiben Sie beim Sie und im gewünschten Ton: Manche Werkzeuge schreiben Ihre Wortwahl um, andere lassen sie, wie Sie sie gesagt haben. Sprechen Sie so, wie Sie schreiben würden – auch bei „Ihnen“ und „Sie“
Nach der Anrede mit Komma geht es im Deutschen klein weiter („Guten Tag, Herr Schulz, ich möchte …“). Je nach Werkzeug kann nach der Anrede statt des Kommas ein Punkt oder ein Großbuchstabe stehen. Achten Sie beim Gegenlesen darauf.
Tippen Sie die Betreffzeile zum Schluss
Die Betreffzeile ist kurz, und Sie wollen die Worte sorgfältig wählen. Diktieren Sie den Text und tippen Sie nur den Betreff von Hand, dann ist die ganze E-Mail schneller fertig. Wenn Sie den Text einmal gelesen haben, wissen Sie, was in den Betreff gehört.
Prüfen Sie vor dem Senden besonders Namen, Zahlen und Daten sowie gleich klingende Wörter
Diktierfehler treten meist an denselben Stellen auf. Alles erneut zu lesen ist in der Regel nicht nötig; diese drei Punkte zu prüfen genügt oft.
| Was Sie prüfen sollten | Typische Fehler | Wie Sie sie verringern |
|---|---|---|
| Namen von Personen und Firmen | Andere Schreibweise bei gleichem Klang (Meier → Mayer, Schmidt → Schmitt) | Ins Wörterbuch eintragen |
| Zahlen und Daten | „Fünfzehn“ als „fünfzig“, „Dienstag“ als „Donnerstag“, Uhrzeiten wie „halb drei“ | Langsam und deutlich sprechen; Daten vollständig sagen („Dienstag, der 3. November, 14 Uhr“) |
| Gleich klingende Wörter | „das“ und „dass“, „seid“ und „seit“, „wieder“ und „wider“ | Ein paar Wörter Zusammenhang drumherum sprechen; diese Stellen gezielt gegenlesen |
Viele Werkzeuge merken sich Namen, sobald Sie sie einmal korrigiert haben. Tragen Sie die Namen von Menschen, denen Sie oft schreiben, von Anfang an ins Wörterbuch ein.
Standardformeln und Antworten gehen schneller, wenn Sie sie in einem Zug sprechen
- Standardformeln in einem Atemzug: Sätze, die Sie jedes Mal schreiben, von „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ bis „Mit freundlichen Grüßen“, gehen schnell, weil Sie nicht nachdenken müssen
- Antworten Sie mit Blick auf die erhaltene E-Mail: Beantworten Sie die Fragen der Reihe nach, dann schreibt sich der Text fast von selbst
- Lange Statusmeldungen als Liste diktieren: Sagen Sie „Erstens … Zweitens …“ und setzen Sie danach Aufzählungszeichen
Jeder weiß, dass das Wichtigste nach vorn gehört, doch beim Tippen wird die Einleitung gern länger. Beim Sprechen fällt es leichter, mit dem Anliegen anzufangen
Wenn Sie unsicher sind, folgen Sie einfach dem Aufbau der E-Mail
- Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollenAnrede, Anliegen, Einzelheiten, dann Bitte und Gruß
- Der Text liest sich schwerKurze Sätze bilden
- Es klingt nicht professionell genugIm gewünschten Ton und in der Sie-Form sprechen
- Namen und Zahlen kommen falsch herausNamen ins Wörterbuch; Zahlen und Daten deutlich sagen
- „das“ und „dass“ werden verwechseltDiese Stellen gezielt gegenlesen
Wenn Sie es ausprobieren möchten, ohne etwas auszugeben, beginnen Sie mit der in Ihren Mac integrierten Diktierfunktion. Die Schritte stehen in “Diktieren auf dem Mac”.
WeiterlesenDiktieren am Mac: Anleitung und Grenzen der DiktierfunktionIhr Mac hat bereits eine Diktierfunktion eingebaut, ohne Zusatzkosten. Hier lesen Sie, wie Sie sie einschalten, wie die Zeichensetzung funktioniert und wie Sie die Sprache wechseln – nach Apples offizieller Hilfe. Außerdem zeigen wir, wo die integrierte Funktion an ihre Grenzen stößt.
SayonaraType
Eine Spracheingabe-App für den Mac. Kostenlos testen – die Aufbereitung für Deutsch wird noch erforscht.
So haben wir geprüft
Grundlage sind übliche Konventionen für geschäftliche E-Mails im deutschsprachigen Raum und die allgemeine Funktionsweise von Diktierwerkzeugen. Die Genauigkeit einzelner Produkte haben wir nicht gemessen.
