[Correos por voz] El orden para dictarlos y 3 cosas que revisar

Los correos de trabajo siguen una estructura habitual que facilita dictarlos

El correo de trabajo sigue una estructura bastante habitual:

• Saludo
• Motivo (para qué escribes)
• Detalles
• Lo que pides y la despedida

Como la estructura es habitual, es fácil saber lo que vas a decir antes de empezar a hablar. Y los correos se acumulan: escribirlos con el teclado lleva tiempo. Por eso el correo es uno de los lugares donde el dictado ahorra más tiempo.

Habla en orden: saludo, motivo, detalles, petición y despedida

Sigue la forma del correo de arriba abajo.

1. 1Saludo«Hola, Daniela:» o, en un primer contacto, «Estimada Sra. Reyes:»
2. 2MotivoUna frase sobre por qué escribes y qué necesitas
3. 3DetallesFechas, horas, lugar, archivos adjuntos
4. 4Petición y despedidaPara cuándo necesitas respuesta, luego «Un saludo» o «Saludos cordiales» y tu nombre

Por ejemplo, para organizar una reunión podrías decir:

Hola, Daniela: te escribo para organizar la reunión de la próxima semana. ¿Te viene bien el martes o el miércoles por la tarde? Te envío las diapositivas el día anterior. ¿Me lo confirmas antes del viernes? Muchas gracias. Un saludo, Pablo.

Hay tres cosas que hacen que funcione:

• Di el motivo en la segunda frase: «Te escribo para organizar la reunión de la próxima semana» al principio hace que los detalles que siguen se lean fácilmente
• Frases cortas: en lugar de encadenar «y… entonces… que…», haz punto. Se lee bien incluso después de que se añada la puntuación automática. En español, mira también que el saludo termine en dos puntos y que las preguntas lleven el signo de apertura «¿»
• Habla con el tono con el que quieres enviarlo: algunas herramientas reescriben tus palabras y otras las dejan como las dijiste, así que dilo como lo escribirías. Si tratas de usted a la otra persona, díctalo ya de usted

Escribe el asunto con el teclado, al principio o al final

El asunto es corto y conviene elegir bien las palabras. Dicta el cuerpo y escribe solo el asunto con el teclado, y el correo entero sale más rápido. Si ya sabes de qué va, puedes escribirlo primero; si no, después de releer el cuerpo sabrás qué poner.

Antes de enviar, revisa especialmente los nombres, los números y fechas y las palabras que suenan igual

Los errores de dictado suelen aparecer en los mismos sitios. Por eso conviene revisar sobre todo estas tres cosas.

Muchas herramientas recuerdan los nombres una vez que los corriges. Añade desde el principio al diccionario los nombres de las personas a las que escribes a menudo.

Las frases hechas y las respuestas salen más rápido si las dices de un tirón

• Di las frases hechas de un tirón: las que escribes siempre, desde «Gracias por tu correo» hasta «Saludos cordiales», salen rápido porque no tienes que pensarlas
• Responde mirando su correo: contesta a sus preguntas en orden, y el cuerpo se escribe solo
• Dicta las actualizaciones largas como una lista: di «Primero, … Segundo, …» y añade las viñetas después

Todo el mundo sabe que hay que ir al grano, pero al teclear el preámbulo tiende a crecer. Al hablar es más fácil empezar por lo que quieres decir

Si dudas, sigue la estructura habitual del correo

• No sabes por dónde empezarSaludo, motivo, detalles y luego la petición y la despedida
• El texto cuesta de leerUsa frases cortas
• No suena lo bastante profesionalHabla con el tono con el que quieres enviarlo
• Los nombres y los números salen malPon los nombres en el diccionario; di los números y las fechas con claridad

Si quieres probarlo sin gastar nada, empieza por el dictado que trae tu Mac. Los pasos están en “Cómo usar el dictado en el Mac”.

Sigue leyendo[Dictado en el Mac] Cómo activarlo y hasta dónde llegaTu Mac ya trae el dictado integrado, sin coste adicional. Te explicamos cómo activarlo, cómo funciona la puntuación y cómo cambiar de idioma, siguiendo la ayuda oficial de Apple. También vemos dónde se queda corta la función integrada.