Email công việc có cấu trúc quen thuộc, giúp bạn dễ sắp xếp ý khi nói
Email công việc bằng tiếng Việt theo một khuôn khá cố định:
- Lời chào và xưng hô ("Kính gửi anh/chị …")
- Mục đích (lý do viết email)
- Chi tiết
- Đề nghị, lời cảm ơn và lời kết ("Trân trọng")
Vì khuôn cố định, bạn dễ biết mình sẽ nói gì trước khi mở lời. Mà email thì nhiều: gõ từng cái tốn thời gian. Vì vậy email là một trong những chỗ nhập liệu bằng giọng nói tiết kiệm thời gian nhất.
Nói theo thứ tự: lời chào, mục đích, chi tiết, đề nghị và lời kết
Đi theo khuôn email từ trên xuống dưới.
- 1Lời chào"Kính gửi chị Lan," hoặc "Kính gửi anh/chị," khi chưa biết tên. Có thể thêm một câu tự giới thiệu khi liên hệ lần đầu
- 2Mục đíchMột câu: viết để làm gì, cần gì
- 3Chi tiếtNgày, giờ, địa điểm, tài liệu đính kèm
- 4Đề nghị và lời kếtHạn trả lời, lời cảm ơn, rồi "Trân trọng," và tên của bạn
Ví dụ, để hẹn lịch họp, bạn có thể nói:
Kính gửi chị Lan. Tôi viết email này để sắp xếp buổi họp tuần sau. Chị có thể dành thời gian vào chiều thứ Ba hoặc chiều thứ Tư không ạ? Tôi sẽ gửi tài liệu trước một ngày. Chị vui lòng phản hồi giúp tôi trước thứ Sáu. Xin cảm ơn chị. Trân trọng, Minh.
Có ba điều làm cách này hiệu quả:
- Nói mục đích ngay ở câu thứ hai: "Tôi viết email này để sắp xếp buổi họp tuần sau" đặt lên đầu thì phần chi tiết sau đó dễ đọc
- Giữ câu ngắn: thay vì nối dài "và… nên… mà…", hãy dừng ở dấu chấm. Câu ngắn dễ đọc hơn, và nếu công cụ không tự chấm câu bằng tiếng Việt (như đọc chính tả có sẵn của Mac), câu ngắn cũng dễ thêm dấu hơn
- Nói đúng giọng điệu bạn muốn gửi: có công cụ viết lại lời bạn, có công cụ giữ nguyên, nên hãy nói như cách bạn sẽ viết, kể cả "ạ", "vui lòng", "xin cảm ơn"
Gõ tiêu đề bằng tay, vào lúc cuối
Tiêu đề ngắn, và bạn sẽ muốn chọn từ cẩn thận. Nói phần thân, rồi chỉ gõ tiêu đề bằng tay, cả email sẽ xong nhanh hơn. Đọc lại phần thân xong, bạn sẽ biết tiêu đề nên ghi gì.
Trước khi gửi, hãy chú ý kiểm tra tên, số và dấu thanh
Lỗi khi nhập bằng giọng nói thường xuất hiện ở cùng một số chỗ. Hãy kiểm tra kỹ ba điều này trước, rồi vẫn đọc lại toàn bộ email như bình thường.
| Kiểm tra gì | Lỗi thường gặp | Cách giảm lỗi |
|---|---|---|
| Tên người và tên công ty | Tên gần âm bị viết sai (Hưng → Hùng), tên công ty tiếng nước ngoài bị viết theo âm | Thêm vào từ điển |
| Ngày tháng và con số | "Mười lăm" thành "năm mươi", "thứ Ba" thành "thứ Tư"; ngày tháng bị hiểu lẫn thứ tự | Nói chậm và rõ; nói đủ ngày ("thứ Ba, ngày 3 tháng 11") |
| Dấu thanh | Sai dấu làm đổi nghĩa: "họp" thành "hợp", "sửa" thành "sữa", "bản" thành "bảng" | Đọc lướt các từ quan trọng; thêm vài từ ngữ cảnh khi nói |
Nhiều công cụ nhớ tên sau khi bạn sửa một lần. Hãy thêm tên những người bạn hay viết thư vào từ điển ngay từ đầu.
Câu quen thuộc và thư trả lời sẽ nhanh hơn khi nói một mạch
- Nói câu quen thuộc một hơi: những câu bạn viết mỗi lần, từ "Cảm ơn anh/chị đã phản hồi" đến "Trân trọng", ra rất nhanh vì không cần nghĩ
- Trả lời trong khi nhìn email của họ: trả lời lần lượt các câu hỏi, phần thân tự thành
- Nói các cập nhật dài thành danh sách: nói "Thứ nhất, … Thứ hai, …" rồi thêm gạch đầu dòng sau
Ai cũng biết nên nói ý chính trước, nhưng khi gõ, phần dạo đầu hay dài ra. Khi nói, bắt đầu bằng điều mình muốn nói lại dễ hơn
Nếu chưa chắc, cứ theo khuôn của email
- Không biết bắt đầu từ đâuLời chào, mục đích, chi tiết, rồi đề nghị và lời kết
- Văn bản khó đọcGiữ câu ngắn
- Nghe chưa đủ lịch sựNói đúng giọng điệu bạn muốn gửi
- Tên, số hoặc dấu thanh bị saiĐưa tên vào từ điển; nói số và ngày rõ ràng; đọc lướt dấu thanh
Nếu muốn thử mà không tốn tiền, hãy bắt đầu với đọc chính tả có sẵn trên Mac. Các bước có trong bài “Cách dùng đọc chính tả trên Mac”.
Đọc tiếpĐọc chính tả trên Mac bằng tiếng Việt: cách dùng và giới hạnMáy Mac của bạn đã có sẵn tính năng đọc chính tả, không tốn thêm tiền, và tiếng Việt có trong danh sách. Dưới đây là cách bật, cách thêm ngôn ngữ, và điều cần biết về dấu câu khi nói tiếng Việt, theo trợ giúp chính thức của Apple. Chúng tôi cũng nói rõ chỗ tính năng có sẵn còn thiếu.
SayonaraType
Ứng dụng nhập liệu bằng giọng nói cho Mac. Dùng thử miễn phí — việc chỉnh văn bản tiếng Việt vẫn đang được nghiên cứu.
Cách chúng tôi kiểm tra
Dựa trên những quy ước thường gặp của email công việc bằng tiếng Việt và cách các công cụ nhập liệu bằng giọng nói nói chung hoạt động. Chúng tôi không đo độ chính xác của sản phẩm cụ thể nào.
