[كتابة بريد العمل بالصوت] ترتيب الكلام و3 أمور قبل الإرسال

لبريد العمل شكل ثابت، وهذا ما يجعل إملاءه سهلًا

يتبع بريد العمل بالعربية شكلًا ثابتًا إلى حد كبير:

• المخاطبة والتحية («السيد…»، «تحية طيبة وبعد»)
• الموضوع (الغرض من الرسالة)
• التفاصيل
• الطلب والختام («وتفضلوا بقبول فائق الاحترام» أو «مع خالص التحية»)

ولأن الشكل ثابت، من السهل أن تعرف ما ستقوله قبل أن تبدأ الكلام. والرسائل تتراكم: كتابتها تأخذ وقتًا. وهذا يجعل البريد من أكثر المواضع التي يوفّر فيها الإملاء الوقت.

تكلّم بالترتيب: المخاطبة والتحية، ثم الموضوع، ثم التفاصيل، ثم الطلب والختام

اتبع شكل الرسالة من أعلاها إلى أسفلها.

1. 1المخاطبة والتحية«السيد أحمد المحترم، تحية طيبة وبعد» أو «الأستاذة منى المحترمة» في أول تواصل
2. 2الموضوعجملة واحدة: لماذا تكتب وماذا تحتاج، مباشرةً بعد التحية
3. 3التفاصيلالتواريخ والأوقات والمكان والمرفقات
4. 4الطلب والختاممتى تحتاج الرد، ثم «وتفضلوا بقبول فائق الاحترام» أو «مع خالص التحية» واسمك

مثلًا، لترتيب اجتماع، قد تقول:

السيد أحمد المحترم، تحية طيبة وبعد. أكتب إليكم بخصوص ترتيب اجتماع الأسبوع القادم. هل يناسبكم يوم الثلاثاء أو الأربعاء بعد الظهر؟ سأرسل العرض التقديمي قبل الاجتماع بيوم. أرجو إفادتي بالموعد المناسب قبل يوم الخميس. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام. سامي.

ثلاثة أمور تجعل هذا ينجح:

• اذكر الموضوع بعد التحية مباشرةً: عبارة «أكتب إليكم بخصوص ترتيب اجتماع الأسبوع القادم» في البداية تجعل التفاصيل التالية سهلة القراءة
• اجعل الجمل قصيرة: بدل أن تربط الجمل بـ«و… ثم… حيث إن…»، توقف عند النقطة. وانطق علامات الترقيم إن كانت أداتك لا تضيفها، فالإملاء المدمج في Mac مثلًا لا يضيفها تلقائيًا بالعربية
• تكلّم بالنبرة التي تريد أن ترسل بها: بعض الأدوات تعيد كتابة صياغتك وبعضها يحافظ عليها كما قلتها، فقُلها كما كنت ستكتبها

اكتب سطر الموضوع بلوحة المفاتيح، في النهاية

سطر الموضوع قصير، وستريد أن تختار كلماته بعناية. أملِ نص الرسالة، ثم اكتب سطر الموضوع وحده بلوحة المفاتيح، فتكتمل الرسالة كلها أسرع. وبعد أن تعيد قراءة النص، ستعرف ما الذي يليق بسطر الموضوع.

قبل الإرسال، راجع خصوصًا الأسماء والأرقام والتواريخ والحروف والكلمات المتشابهة

أخطاء الإملاء تظهر عادةً في المواضع نفسها. ولا تحتاج غالبًا إلى إعادة قراءة كل شيء؛ ركّز خصوصًا على هذه الثلاثة.

كثير من الأدوات تتذكر الأسماء بعد أن تصححها مرة. فأضف إلى القاموس منذ البداية أسماء من تراسلهم كثيرًا.

العبارات الثابتة والردود أسرع حين تقولها دفعة واحدة

• قل العبارات الثابتة في نَفَس واحد: العبارات التي تكتبها كل مرة، من «تحية طيبة وبعد» إلى «وتفضلوا بقبول فائق الاحترام»، تخرج سريعة لأنك لا تحتاج إلى التفكير فيها
• ردّ وأنت تنظر إلى رسالتهم: أجب عن أسئلتهم بالترتيب، فيكتب النص نفسه
• أملِ التحديثات الطويلة على شكل قائمة: قل «أولًا، … ثانيًا، …» ثم أضف النقاط بعد ذلك

الجميع يعرف أن الغرض يأتي أولًا، لكن حين نكتب تطول المقدمة. وحين نتكلم، يسهل أن نبدأ بما نريد قوله

إن كنت مترددًا، فاتبع شكل الرسالة فحسب

• لا تعرف من أين تبدأالمخاطبة والتحية، ثم الموضوع، ثم التفاصيل، ثم الطلب والختام
• النص صعب القراءةاجعل الجمل قصيرة، وانطق علامات الترقيم إن لزم
• لا يبدو رسميًا بما يكفيتكلّم بالنبرة التي تريد أن ترسل بها
• الأسماء والأرقام تخرج خاطئةضع الأسماء في القاموس؛ وانطق الأرقام والتواريخ بوضوح
• الحروف المتشابهة تختلطراجع ض/ظ والتاء المربوطة والهمزات قبل الإرسال

إن أردت أن تجرّب دون إنفاق شيء، فابدأ بالإملاء المدمج في جهاز Mac. الخطوات في “كيف تستخدم الإملاء على Mac”.

اقرأ بعد ذلكالإملاء على Mac بالعربية: كيف تشغّله وحدود الميزة المدمجةجهاز Mac مزوّد أصلًا بميزة الإملاء دون أي تكلفة إضافية، وهي تدعم العربية. إليك كيف تشغّلها، وكيف تتعامل مع علامات الترقيم، وكيف تبدّل بين اللغات، وفق مساعدة Apple الرسمية. ونتناول أيضًا المواضع التي تقصّر فيها الميزة المدمجة.