メールは形が決まっているので、声で書きやすい
仕事のメールには、ほぼ決まった形があります。
- 宛名とあいさつ
- 用件（結論）
- 詳しいこと
- お願いと締め
形が決まっているので、話す前に何を言うかを考えやすいのです。そのうえ、メールは一通が長く、打つと時間がかかります。音声入力で時間が浮きやすい文章です。
宛名 → 結論 → 詳しいこと → 締めの順に話す
メールの形どおりに、上から順に話します。
- 1宛名とあいさつ「〇〇株式会社 〇〇様、お世話になっております」
- 2結論何の連絡か、何をお願いしたいかを一文で
- 3詳しいこと日時・場所・資料など
- 4お願いと締め返事の期限、「よろしくお願いいたします」
たとえば、打ち合わせの日程の連絡なら、次のように話します。
株式会社ルミナ 岡田様。お世話になっております。来週の打ち合わせの日程について、ご相談です。火曜の午後か水曜の午後でご都合はいかがでしょうか。資料は前日までにお送りします。お手数ですが、金曜までにご返信いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
ポイントは三つです。
- 結論を二文目で言う:「日程について、ご相談です」と先に言うと、そのあとの詳しいことが自然につながる
- 一文を短く切る:「〜でして、〜なので」と続けず、「〜です。」で止める。句読点が入っても読みやすい
- 敬語は、話すときに使う: 道具によっては敬語に直してくれないので、送る文の言い方で話す（考え方は話した言葉を敬語の文章にするには）
件名だけは、最後に手で打つ
件名は短く、言い回しを選びたい所です。本文を声で書いたあと、件名だけは手で打つと、全体が速く仕上がります。本文を読み返すと、件名に入れるべき言葉も決まります。
送る前は、名前・数字・同じ音の言葉の三つを重点的に見る
音声入力の誤りは、出る所がだいたい決まっています。送る前は、まず次の三つを重点的に見ると、見落としを減らせます。
| 見る所 | よくある誤り | 減らすには |
|---|---|---|
| 人と会社の名前 | 同じ音の別の字になる（岡田 → 丘田） | 辞書に登録する |
| 日付と数字 | 「火曜」「3日」などの聞き違い | ゆっくり、区切って言う |
| 同じ音の言葉 | 「以上」と「異常」など | 前後の言葉を足して言う |
人と会社の名前は、一度直すと覚えてくれる道具が多いです。よくやり取りする相手の名前は、最初に辞書へ入れておくと安心です。
決まった文と返信は、まとめて話すと速い
- よく使う一文は、まとめて話す:「お世話になっております」から「よろしくお願いいたします」まで、毎回同じ文は迷わず言えるので速い
- 返信は、相手の文を見ながら話す: 聞かれたことに順に答えるだけで、本文の形になる
- 長い報告は、箇条書きで話す:「一つ目、〜。二つ目、〜。」と話して、あとで記号を付ける
メールは「結論を先に」と分かっていても、打つと前置きが長くなりがちです。声だと、言いたいことから話し始めやすくなります
SayonaraType 編集部メールは「結論を先に」と分かっていても、打つと前置きが長くなりがちです。声だと、言いたいことから話し始めやすくなります
迷ったら、メールの形どおりに話す
- 何から話すか迷う宛名 → 結論 → 詳しいこと → 締めの順
- 読みにくい文になる一文を短く切る
- 敬語にならない送る文の言い方で話す
- 名前や数字を間違える名前は辞書に、数字は区切って
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調べ方
日本語の仕事のメールの一般的な書き方と、音声入力の道具の一般的な仕組みに基づいて書きました。特定の製品の精度は測っていません。
