L'e-mail professionnel a une forme établie, ce qui le rend facile à dicter
L'e-mail professionnel suit une forme assez fixe :
- L'objet
- La formule d'appel (« Bonjour Madame Martin, »)
- La raison du message
- Les détails
- La demande, puis la formule de politesse
Comme la forme est fixe, on sait ce qu'on va dire avant de commencer à parler. Et les e-mails s'accumulent : les taper prend du temps. C'est donc l'un des endroits où la dictée fait gagner le plus de temps.
Parlez dans l'ordre : formule d'appel, raison, détails, demande et formule de politesse
Suivez la forme de l'e-mail de haut en bas.
- 1Formule d'appel« Bonjour Madame Martin, » ou, pour un premier contact très formel, « Madame, »
- 2Raison du messageUne phrase : pourquoi vous écrivez et ce dont vous avez besoin
- 3DétailsDates, horaires, lieu, pièces jointes
- 4Demande et formule de politessePour quand vous attendez une réponse, puis « Bien cordialement » et votre nom
Par exemple, pour fixer une réunion, vous pourriez dire :
Bonjour Madame Martin, je vous écris pour organiser notre réunion de la semaine prochaine. Seriez-vous disponible mardi après-midi ou mercredi après-midi ? Je vous enverrai la présentation la veille. Pourriez-vous me répondre d'ici vendredi ? Je vous remercie par avance. Bien cordialement, Camille Durand.
Trois choses font que cela marche :
- Donnez la raison dès la deuxième phrase : « je vous écris pour organiser notre réunion » en tête rend les détails qui suivent faciles à lire
- Faites des phrases courtes : plutôt que d'enchaîner « et… donc… qui… », arrêtez-vous au point. Le texte reste lisible même une fois la ponctuation ajoutée automatiquement
- Parlez sur le ton que vous voulez envoyer : choisissez le vouvoiement ou le tutoiement avant de commencer, et tenez-vous-y. Certains outils réécrivent vos mots, d'autres les gardent tels que vous les avez dits : dites-le comme vous l'écririez
Pour la formule de politesse, adaptez-la au destinataire :
| Situation | Formule |
|---|---|
| E-mail professionnel courant | « Bien cordialement », « Cordialement » |
| Un peu plus chaleureux, avec un contact habituel | « Bonne journée », « Belle journée » |
| Très formel (premier contact officiel, administration) | « Je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes salutations distinguées. » |
Les formules longues se dictent bien d'une traite, mais relisez la civilité (« Madame », « Monsieur ») : elle doit être la même dans la formule d'appel et dans la formule finale.
Saisissez l'objet au clavier, au début ou à la fin
L'objet est court, et l'on veut en choisir les mots avec soin. Dictez le corps, et tapez seulement l'objet au clavier : l'ensemble de l'e-mail se fait plus vite.
- Si vous écrivez l'objet d'abord, comme beaucoup le font : il vous sert de fil conducteur pendant que vous parlez (« Réunion de la semaine prochaine : proposition de créneaux »)
- Si vous l'écrivez à la fin : après avoir relu le corps, vous savez exactement ce qui doit y figurer
Avant d'envoyer, vérifiez notamment les noms, les chiffres et dates, et les homophones
Les erreurs de dictée apparaissent souvent aux mêmes endroits. En général, inutile de tout relire : vérifier ces trois points suffit souvent.
| À vérifier | Erreurs fréquentes | Comment les réduire |
|---|---|---|
| Les noms de personnes et d'entreprises | Une autre orthographe pour le même son (Laurent → Laurence, Michel → Michelle, Lefèvre → Lefebvre) | Ajoutez-les au dictionnaire |
| Les chiffres et les dates | « six » entendu « dix », « cent » écrit « sans », un jour de la semaine qui ne correspond pas à la date | Parlez lentement et distinctement ; dites la date en entier (« mardi 3 novembre ») |
| Les homophones | « a » / « à », « ces » / « ses », « et » / « est », et les terminaisons « -é » / « -er » (envoyé / envoyer) | Relisez ces mots-là en particulier ; ajoutez un peu de contexte autour en parlant |
Beaucoup d'outils retiennent les noms une fois corrigés. Ajoutez dès le départ au dictionnaire les noms des personnes à qui vous écrivez souvent.
Les formules toutes faites et les réponses vont plus vite quand on les dit d'une traite
- Dites les formules toutes faites d'un seul souffle : les phrases que vous écrivez à chaque fois, de « Je vous remercie pour votre message » à « Bien cordialement », sortent vite parce que vous n'avez pas à réfléchir
- Répondez en regardant l'e-mail reçu : répondez à ses questions dans l'ordre, et le corps s'écrit tout seul
- Dictez les longs points d'étape sous forme de liste : dites « Premièrement, … Deuxièmement, … » et ajoutez les puces ensuite
Tout le monde sait qu'il faut aller à l'essentiel, mais au clavier, le préambule a tendance à s'allonger. En parlant, il est plus facile de commencer par ce qu'on veut dire
Si vous hésitez, suivez simplement la forme de l'e-mail
- Vous ne savez pas par où commencerFormule d'appel, raison, détails, puis demande et formule de politesse
- Le texte est difficile à lireFaites des phrases courtes
- Le ton ne fait pas assez professionnelParlez sur le ton que vous voulez envoyer, en vouvoyant
- Les noms, chiffres ou accords sortent malMettez les noms au dictionnaire ; dites clairement chiffres et dates ; relisez les homophones
Si vous voulez essayer sans rien dépenser, commencez par la dictée intégrée à votre Mac. Les étapes sont dans “Comment utiliser la dictée sur Mac”.
À lire ensuiteDictée sur Mac : mode d'emploi et limites de l'outil intégréVotre Mac intègre déjà la dictée, sans frais supplémentaires. Voici comment l'activer, comment fonctionne la ponctuation et comment changer de langue, d'après l'aide officielle d'Apple. Nous voyons aussi où la fonction intégrée montre ses limites.
SayonaraType
Une app de saisie vocale pour Mac. Essai gratuit — la mise en forme du français est encore en cours de recherche.
Notre méthode
D'après les usages courants de l'e-mail professionnel en français et le fonctionnement général des outils de dictée. Nous n'avons mesuré la précision d'aucun produit.
