Służbowy e-mail ma ustaloną formę, więc łatwo go dyktować
Służbowy e-mail ma dość stały układ:
- Zwrot grzecznościowy
- Sprawa (cel wiadomości)
- Szczegóły
- Prośba i zakończenie
Ponieważ układ jest stały, łatwo wiedzieć, co się powie, zanim zacznie się mówić. A e-maili jest dużo: ich pisanie zajmuje czas. Dlatego e-mail to jedno z miejsc, w których dyktowanie oszczędza najwięcej czasu.
Mów po kolei: zwrot grzecznościowy, sprawa, szczegóły, prośba i zakończenie
Idź za układem e-maila od góry do dołu.
- 1Zwrot grzecznościowy„Szanowna Pani,” lub „Szanowny Panie,” przy pierwszym kontakcie; „Dzień dobry,” gdy relacja jest mniej formalna
- 2SprawaJedno zdanie: w jakiej sprawie piszesz i czego potrzebujesz
- 3SzczegółyDaty, godziny, miejsce, załączniki
- 4Prośba i zakończenieDo kiedy potrzebna jest odpowiedź, potem „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam” i imię i nazwisko
Na przykład, by umówić spotkanie, można powiedzieć:
Dzień dobry. Piszę w sprawie spotkania w przyszłym tygodniu. Czy odpowiadałby Pani wtorek albo środa po południu? Prezentację prześlę dzień wcześniej. Uprzejmie proszę o informację do piątku. Z poważaniem, Alex Nowak.
Trzy rzeczy sprawiają, że to działa:
- Sprawę podaj w drugim zdaniu: „Piszę w sprawie spotkania w przyszłym tygodniu” na początku sprawia, że dalsze szczegóły łatwo się czyta. W polskich e-mailach służbowych sprawa najpierw, a uprzejmości krótko
- Mów krótkimi zdaniami: zamiast łączyć „i… więc… który…”, zatrzymuj się na kropce. Tekst dobrze się czyta także po dodaniu interpunkcji
- Mów tonem, jakim chcesz napisać: formy „Pan/Pani” i „Państwo” wypowiadaj od razu tak, jak mają się znaleźć w tekście. Część narzędzi przepisuje sformułowania, a część zostawia je tak, jak zostały powiedziane
Dwie uwagi specyficzne dla polskiego:
- Wielka litera w zwrotach grzecznościowych: w e-mailach „Pan”, „Pani”, „Państwo” i „Pani/Panu” pisze się często wielką literą. Narzędzia do dyktowania zwykle zapiszą je małą, więc sprawdź je po podyktowaniu
- Interpunkcja: jeśli narzędzie nie dodaje interpunkcji po polsku automatycznie (tak jest np. we wbudowanym dyktowaniu na Macu), wypowiadaj znaki lub dodaj je przy czytaniu
Temat wpisz ręcznie, na końcu
Temat jest krótki i warto starannie dobrać słowa. Podyktuj treść, a sam temat wpisz ręcznie, a cały e-mail powstanie szybciej. Po przeczytaniu treści będzie jasne, co powinno znaleźć się w temacie.
Przed wysłaniem sprawdź zwłaszcza nazwiska, liczby i daty oraz podobnie brzmiące wyrazy
Błędy dyktowania pojawiają się zwykle w tych samych miejscach. Zwykle nie trzeba czytać wszystkiego od nowa; często wystarczy sprawdzić te trzy rzeczy.
| Co sprawdzić | Typowe błędy | Jak je ograniczyć |
|---|---|---|
| Nazwiska i nazwy firm | Inna pisownia tego samego brzmienia (Wiśniewska → Wiszniewska, Hubert → Chubert) lub zły przypadek („Pani Wiśniewskiej” → „Pani Wiśniewska”) | Dodaj je do słownika |
| Liczby i daty | „trzynaście” usłyszane jako „trzydzieści”, „szesnastego” jako „sześćdziesiątego” | Mów powoli i wyraźnie; podawaj pełne daty („wtorek, 3 listopada”) |
| Wyrazy brzmiące podobnie | ó/u („Bóg” – „buk”), rz/ż („może” – „morze”, „wierzę” – „wieżę”), h/ch („hart” – „chart”) | Dodaj kilka słów kontekstu wokół nich |
Wiele narzędzi zapamiętuje nazwiska po jednej poprawce. Nazwiska osób, do których często piszesz, dodaj do słownika od razu.
Stałe zwroty i odpowiedzi idą szybciej, gdy mówi się je jednym ciągiem
- Stałe zwroty mów na jednym oddechu: zdania, które piszesz za każdym razem, od „Dziękuję za wiadomość” po „Z poważaniem”, wychodzą szybko, bo nie trzeba się nad nimi zastanawiać
- Odpowiadaj, patrząc na otrzymany e-mail: odpowiadaj na pytania po kolei, a treść napisze się sama
- Dłuższe informacje dyktuj jako listę: mów „Po pierwsze… Po drugie…”, a punkty dodaj potem
Każdy wie, że zaczyna się od sedna, ale przy pisaniu wstęp ma skłonność do rozrastania się. Przy mówieniu łatwiej zacząć od tego, co chce się powiedzieć
Jeśli nie wiesz, jak zacząć, po prostu idź za układem e-maila
- Nie wiesz, od czego zacząćZwrot grzecznościowy, sprawa, szczegóły, potem prośba i zakończenie
- Tekst trudno się czytaMów krótkimi zdaniami
- Brzmi za mało profesjonalnieMów tonem, jakim chcesz napisać, z formami „Pan/Pani”
- Nazwiska i liczby wychodzą źleDodaj nazwiska do słownika; liczby i daty mów wyraźnie
Jeśli chcesz spróbować bez wydawania pieniędzy, zacznij od dyktowania wbudowanego w Maca, które obsługuje polski. Kroki opisujemy w artykule “Jak dyktować na Macu”.
Czytaj dalejDyktowanie na Macu po polsku: jak włączyć i gdzie są ograniczeniaMac ma wbudowane dyktowanie, bez dodatkowych opłat, i obsługuje język polski. Na podstawie oficjalnej pomocy Apple pokazujemy, jak je włączyć, jak działa interpunkcja i jak przełączać języki. Opisujemy też, czego wbudowana funkcja po polsku nie robi.
SayonaraType
Aplikacja do wprowadzania tekstu głosem na Maca. Bezpłatna wersja próbna — formatowanie po polsku jest wciąż w fazie badań.
Metoda sprawdzenia
Na podstawie powszechnych zwyczajów polskiej korespondencji służbowej oraz ogólnej wiedzy o działaniu narzędzi do dyktowania. Nie mierzono dokładności żadnego konkretnego produktu.
