업무 이메일, 음성으로 쓰는 법: 말하는 순서와 보내기 전 확인할 3가지

업무 이메일은 형식이 정해져 있어 음성으로 쓰기 쉽습니다

한국어 업무 이메일은 대체로 정해진 형식을 따릅니다.

• 호칭과 인사
• 자기소개(소속과 이름)
• 용건
• 세부 내용
• 요청과 맺음말

형식이 정해져 있으므로 말하기 전에 무엇을 말할지 알기 쉽습니다. 게다가 이메일은 쌓입니다. 하나하나 타이핑하면 시간이 걸립니다. 그래서 이메일은 음성 입력으로 시간을 가장 많이 아낄 수 있는 곳 가운데 하나입니다.

호칭과 인사, 용건, 세부 내용, 요청과 맺음말 순서로 말합니다

이메일의 형식을 위에서부터 그대로 따라 말합니다.

1. 1호칭과 인사"김지우 팀장님, 안녕하세요." 처음 연락하는 상대라면 소속과 이름을 바로 이어서
2. 2용건무엇 때문에 연락하는지 한 문장으로
3. 3세부 내용날짜, 시간, 장소, 첨부 파일
4. 4요청과 맺음말언제까지 회신이 필요한지, 그리고 "감사합니다."와 서명

예를 들어 회의 일정을 잡는다면 이렇게 말할 수 있습니다.

김지우 팀장님, 안녕하세요. 한빛기획 박민준입니다. 다음 주 회의 일정 때문에 연락드립니다. 화요일이나 수요일 오후 중에 편하신 시간이 있으실까요? 자료는 회의 전날까지 공유드리겠습니다. 이번 주 금요일까지 회신 주시면 감사하겠습니다. 감사합니다. 박민준 드림.

요점은 세 가지입니다.

• 호칭은 "이름 + 직함 + 님"으로: 직함을 모르면 "김지우 님"처럼 이름에 "님"을 붙입니다. 처음 연락하는 상대라면 인사 바로 뒤에 소속과 이름을 밝힙니다
• 용건을 앞에 말하기: "다음 주 회의 일정 때문에 연락드립니다"를 먼저 말하면 뒤의 세부 내용이 읽기 쉬워집니다
• 문장을 짧게 끊기: "~하고, ~해서, ~인데" 식으로 길게 잇기보다 마침표에서 끊으면 문장 부호가 자동으로 들어가도 읽기 좋습니다

말투도 보낼 글의 말투 그대로 말하세요. 도구에 따라 표현을 고쳐 쓰기도 하고 말한 그대로 두기도 하므로, 처음부터 "~드리겠습니다", "~주시면 감사하겠습니다"처럼 쓰고 싶은 대로 말하는 것이 확실합니다.

제목은 마지막에 손으로 입력하세요

제목은 짧고, 단어를 신중하게 고르고 싶은 부분입니다. 본문을 받아쓴 뒤 제목만 손으로 입력하면 이메일 전체가 더 빨리 완성됩니다. 본문을 다시 읽고 나면 제목에 무엇을 넣을지도 분명해집니다. "[일정 문의] 다음 주 정기 회의"처럼 대괄호로 용건을 앞에 붙이는 방식도 손으로 넣는 편이 빠릅니다.

보내기 전에는 이름, 숫자와 날짜, 띄어쓰기와 동음이의어를 중점적으로 확인하세요

음성 입력의 오류는 대개 같은 곳에서 생깁니다. 보내기 전에 이 세 가지를 중점적으로 확인하세요.

많은 도구가 한 번 고친 이름을 기억합니다. 자주 메일을 주고받는 사람의 이름은 처음부터 사전에 등록해 두세요.

자주 쓰는 문구와 답장은 한 번에 말하면 빠르게 입력할 수 있습니다

• 자주 쓰는 문구는 한 호흡에: "메일 잘 받았습니다"부터 "감사합니다"까지, 매번 쓰는 문장은 생각할 필요가 없어 빠르게 나옵니다
• 상대의 메일을 보면서 답장하기: 상대의 질문에 순서대로 답하면 본문이 저절로 완성됩니다
• 긴 보고는 목록으로 받아쓰기: "첫째, ... 둘째, ..."라고 말하고, 글머리 기호는 나중에 붙입니다

용건을 먼저 쓰라는 건 누구나 알지만, 타이핑하다 보면 서두가 길어지기 쉽습니다. 말로 하면 하고 싶은 말부터 시작하기가 더 쉽습니다

고민된다면 이메일의 형식을 그대로 따라 말하세요

• 어디서 시작할지 모르겠다호칭과 인사, 용건, 세부 내용, 요청과 맺음말 순서로
• 글이 읽기 어렵다문장을 짧게 끊기
• 충분히 격식 있게 들리지 않는다보낼 글의 말투 그대로 말하기
• 이름, 숫자, 띄어쓰기가 틀리게 나온다이름은 사전에, 숫자와 날짜는 또박또박, 보내기 전 띄어쓰기 확인

돈을 들이지 않고 시험해 보고 싶다면, Mac에 기본으로 들어 있는 받아쓰기부터 시작하세요. 한국어도 지원합니다. 순서는 “Mac 받아쓰기 사용법”에 있습니다.

다음 글[Mac 받아쓰기 사용법] 켜는 법과 기본 기능으로 할 수 있는 것Mac에는 추가 비용 없이 쓸 수 있는 받아쓰기 기능이 기본으로 들어 있습니다. 켜는 방법, 문장 부호가 들어가는 방식, 언어를 바꾸는 방법을 Apple 공식 도움말에 따라 정리했습니다. 기본 기능만으로는 부족한 점도 함께 다룹니다.