Email kerja punya bentuk baku, sehingga mudah didiktekan
Email kerja dalam bahasa Indonesia mengikuti bentuk yang cukup tetap:
- Sapaan dan salam pembuka ("Yth. Bapak/Ibu ...", "Dengan hormat,")
- Tujuan (inti email)
- Rincian
- Permintaan, ucapan terima kasih, dan salam penutup ("Hormat saya,")
Karena bentuknya tetap, mudah mengetahui apa yang akan Anda ucapkan sebelum mulai berbicara. Dan email terus menumpuk: mengetiknya menyita waktu. Itulah sebabnya email termasuk tempat dikte paling banyak menghemat waktu.
Ucapkan berurutan: sapaan, tujuan, rincian, lalu permintaan dan penutup
Ikuti bentuk email dari atas ke bawah.
- 1Sapaan dan salam pembuka"Yth. Bapak Rizky," lalu "Dengan hormat," untuk kontak resmi; "Halo, Mas Rizky," untuk rekan yang akrab
- 2TujuanSatu kalimat tentang mengapa Anda menulis dan apa yang Anda perlukan
- 3RincianTanggal, jam, tempat, lampiran
- 4Permintaan dan penutupKapan Anda perlu balasan, "Terima kasih atas perhatiannya", lalu "Hormat saya," dan nama Anda
Misalnya, untuk mengatur rapat, Anda bisa mengucapkan:
Yang terhormat Bapak Rizky. Dengan hormat. Saya ingin mengatur jadwal rapat minggu depan. Apakah Bapak berkenan pada Selasa siang atau Rabu siang? Bahan presentasi akan saya kirimkan sehari sebelumnya. Mohon kabari saya paling lambat hari Jumat. Terima kasih atas perhatiannya. Hormat saya, Sari.
Tiga hal yang membuat ini berhasil:
- Sebutkan inti di kalimat pertama setelah salam: "Saya ingin mengatur jadwal rapat minggu depan" di awal membuat rincian sesudahnya mudah dibaca
- Buat kalimat pendek: alih-alih menyambung dengan "dan… jadi… yang…", berhentilah dengan titik. Hasilnya tetap mudah dibaca, dan tanda baca lebih mudah dirapikan
- Ucapkan dengan nada yang ingin Anda kirim: sebagian alat menulis ulang kata-kata Anda dan sebagian lain mempertahankannya, jadi ucapkan seperti Anda akan menuliskannya
Saat diucapkan, "Yth." biasanya tertulis sebagai "Yang terhormat". Jika Anda ingin singkatan "Yth.", ubah saja sekali di akhir. Salam pembuka dan penutup juga bisa Anda pindahkan ke baris tersendiri setelah selesai mendikte.
Ketik subjek email di bagian akhir
Baris subjek itu pendek, dan Anda ingin memilih katanya dengan cermat. Diktekan isinya, lalu ketik subjeknya saja, dan seluruh email jadi lebih cepat selesai. Setelah membaca ulang isinya, Anda akan tahu apa yang pantas masuk ke subjek.
Sebelum mengirim, periksa terutama nama, angka dan tanggal, serta kata yang bunyinya mirip
Kesalahan dikte cenderung muncul di tempat yang sama. Periksa tiga hal ini lebih dulu, lalu tetap baca ulang seluruh email seperti biasa.
| Yang dicek | Kesalahan umum | Cara menguranginya |
|---|---|---|
| Nama orang dan perusahaan | Ejaan berbeda untuk bunyi yang sama (Rizky → Rizki, Muhammad → Muhamad, Dewi → Devi) | Tambahkan ke kamus |
| Tanggal dan angka | "Lima belas" terdengar sebagai "lima puluh", "Selasa" sebagai "Senin", jam yang tertukar | Ucapkan pelan dan jelas; sebutkan tanggal lengkap ("Selasa, 3 November") |
| Kata yang mirip dan penulisan yang keliru | "masa" dan "massa", "bank" dan "bang"; "di" kata depan dan awalan ("di kirim" alih-alih "dikirim") | Tambahkan beberapa kata konteks di sekitarnya, dan cek "di" serta "ke" sekilas |
Banyak alat mengingat nama setelah Anda memperbaikinya sekali. Masukkan nama orang yang sering Anda kirimi email ke kamus sejak awal.
Kalimat baku dan balasan lebih cepat jika diucapkan sekaligus
- Ucapkan kalimat baku dalam satu tarikan napas: kalimat yang Anda tulis setiap kali, dari "Terima kasih atas email Bapak/Ibu" sampai "Hormat saya", keluar dengan cepat karena tidak perlu dipikirkan
- Balas sambil melihat email mereka: jawab pertanyaan mereka secara berurutan, dan isi email tertulis dengan sendirinya
- Diktekan laporan panjang sebagai daftar: ucapkan "Pertama, … Kedua, …" lalu tambahkan poin-poinnya sesudahnya
Semua orang tahu inti harus didahulukan, tetapi saat mengetik, basa-basi pembuka cenderung memanjang. Saat berbicara, lebih mudah memulai dengan apa yang ingin disampaikan
Jika ragu, ikuti saja bentuk email
- Bingung mulai dari manaSapaan dan salam, tujuan, rincian, lalu permintaan dan penutup
- Teksnya sulit dibacaBuat kalimat pendek
- Kurang terdengar profesionalUcapkan dengan nada yang ingin Anda kirim
- Nama dan angka keliruMasukkan nama ke kamus; ucapkan angka dan tanggal dengan jelas
Jika Anda ingin mencobanya tanpa biaya, mulailah dengan dikte bawaan Mac, yang mendukung bahasa Indonesia. Untuk bahasa Indonesia, Apple tidak mencantumkan tanda baca otomatis, jadi cek tanda baca sebelum mengirim. Langkah-langkahnya ada di “Cara memakai dikte di Mac”.
Baca selanjutnyaDikte di Mac bahasa Indonesia: cara pakai dan batas fitur bawaanMac Anda sudah punya fitur dikte bawaan, tanpa biaya tambahan, dan bahasa Indonesia termasuk di dalamnya. Berikut cara menyalakannya, cara mengganti bahasa, dan apa yang perlu diketahui tentang tanda baca, mengikuti bantuan resmi Apple. Kami juga membahas di mana fitur bawaan ini masih kurang.
SayonaraType
Aplikasi input suara untuk Mac. Gratis dicoba — perapian teks bahasa Indonesia masih dalam tahap riset.
Cara kami memeriksa
Berdasarkan kebiasaan umum email bisnis dalam bahasa Indonesia dan cara kerja alat dikte secara umum. Kami tidak mengukur akurasi produk tertentu.
