วิธีเขียนอีเมลงานด้วยเสียง ลำดับที่ควรพูด และ 3 จุดตรวจก่อนส่ง

อีเมลงานมีรูปแบบตายตัว จึงพูดได้ง่าย

อีเมลงานภาษาไทยมี รูปแบบที่ค่อนข้างตายตัว

• คำขึ้นต้น (เรียน คุณ... / สวัสดีครับ หรือ ค่ะ)
• จุดประสงค์ (เขียนมาเรื่องอะไร)
• รายละเอียด
• สิ่งที่ขอ และคำลงท้าย (ขอบคุณครับ หรือ ค่ะ / ขอแสดงความนับถือ)

เพราะรูปแบบตายตัว คุณจึงรู้ก่อนเริ่มพูดว่าจะพูดอะไร และอีเมลก็มีมากขึ้นเรื่อยๆ การพิมพ์ใช้เวลา อีเมลจึงเป็นที่ที่การป้อนเสียงช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุดแห่งหนึ่ง

พูดตามลำดับ: คำขึ้นต้น จุดประสงค์ รายละเอียด สิ่งที่ขอและคำลงท้าย

ทำตามรูปแบบของอีเมลจากบนลงล่าง

1. 1คำขึ้นต้น"เรียน คุณสมชาย" สำหรับการติดต่อทางการ หรือ "สวัสดีครับ คุณสมชาย" สำหรับคนที่รู้จักกันแล้ว
2. 2จุดประสงค์หนึ่งประโยคว่าเขียนมาเพราะอะไร และต้องการอะไร
3. 3รายละเอียดวัน เวลา สถานที่ ไฟล์แนบ
4. 4สิ่งที่ขอและคำลงท้ายต้องการคำตอบภายในเมื่อไร แล้ว "ขอบคุณครับ" "ขอแสดงความนับถือ" และชื่อของคุณ

ตัวอย่างเช่น ถ้าจะนัดประชุม คุณอาจพูดว่า

เรียน คุณสมชาย ผมขอเขียนมาเพื่อนัดประชุมสัปดาห์หน้าครับ ไม่ทราบว่าบ่ายวันอังคารหรือบ่ายวันพุธ สะดวกช่วงไหนครับ ผมจะส่งสไลด์ให้ล่วงหน้าหนึ่งวัน รบกวนแจ้งกลับภายในวันศุกร์นี้ด้วยนะครับ ขอบคุณครับ ขอแสดงความนับถือ ธนา

สามอย่างที่ทำให้ได้ผล

• บอกจุดประสงค์ในประโยคแรกหลังคำขึ้นต้น: "ขอเขียนมาเพื่อนัดประชุมสัปดาห์หน้า" ไว้ข้างหน้า ทำให้รายละเอียดที่ตามมาอ่านง่าย
• พูดประโยคสั้นๆ: แทนที่จะต่อด้วย "แล้วก็… เพราะว่า… ซึ่ง…" ให้หยุดเป็นช่วงๆ ภาษาไทยแบ่งประโยคด้วยการเว้นวรรค ประโยคสั้นจึงอ่านง่ายแม้เครื่องมือจะเว้นวรรคให้ไม่ตรงใจ
• พูดด้วยระดับภาษาที่จะส่ง: เครื่องมือบางตัวเขียนถ้อยคำใหม่ บางตัวคงตามที่พูด จึงควรพูดแบบที่คุณจะเขียน

คำลงท้าย "ครับ" "ค่ะ" ให้พูดเท่าที่อยากให้ปรากฏ

ในการพูด เรามักใส่ "ครับ" หรือ "ค่ะ" แทบทุกประโยค แต่ในอีเมลงาน ถ้ามีทุกประโยคอาจดูเหมือนแชต เครื่องมือป้อนเสียงส่วนใหญ่จะเขียนคำลงท้ายตามที่คุณพูด ให้พูดคำลงท้ายเฉพาะตรงที่อยากให้อยู่ในอีเมล เช่น ในประโยคที่ขอร้องหรือขอบคุณ

พิมพ์หัวเรื่องด้วยมือ ตอนท้ายสุด

หัวเรื่องสั้น และคุณจะอยากเลือกคำอย่างตั้งใจ พูดเนื้อความ แล้วพิมพ์เฉพาะหัวเรื่องด้วยมือ อีเมลทั้งฉบับจะเสร็จเร็วขึ้น เมื่ออ่านเนื้อความซ้ำแล้ว คุณจะรู้ว่าหัวเรื่องควรเป็นอะไร เช่น "นัดประชุมสัปดาห์หน้า (ขอคำตอบภายในวันศุกร์)"

ก่อนส่ง ให้เน้นตรวจชื่อ ตัวเลขและวันที่ การเว้นวรรคและคำพ้องเสียง

ข้อผิดพลาดของการป้อนเสียงมักเกิดในที่เดิมๆ ให้เน้นตรวจสามเรื่องนี้ก่อน แล้วอ่านทวนทั้งฉบับอีกรอบตามปกติ

เครื่องมือหลายตัว จำชื่อได้เมื่อคุณแก้ไขครั้งหนึ่ง เพิ่มชื่อคนที่คุณเขียนถึงบ่อยไว้ในพจนานุกรมตั้งแต่แรก

วลีประจำและการตอบกลับ จะเร็วขึ้นเมื่อพูดรวดเดียว

• พูดวลีประจำรวดเดียว: ประโยคที่เขียนทุกครั้ง ตั้งแต่ "ขอบคุณสำหรับอีเมลครับ" ไปจนถึง "ขอแสดงความนับถือ" ออกมาเร็วเพราะไม่ต้องคิด
• ตอบขณะดูอีเมลของอีกฝ่าย: ตอบคำถามของเขาตามลำดับ แล้วเนื้อความจะเขียนตัวเองได้
• อัปเดตยาวๆ ให้พูดเป็นข้อ: พูดว่า "ข้อแรก … ข้อสอง …" แล้วค่อยใส่บูลเล็ตทีหลัง

ทุกคนรู้ว่าควรเขียนประเด็นไว้ก่อน แต่ตอนพิมพ์ คำเกริ่นมักยาวขึ้น ตอนพูด การเริ่มจากสิ่งที่อยากบอกทำได้ง่ายกว่า

ถ้าไม่แน่ใจ แค่ทำตามรูปแบบของอีเมล

• ไม่รู้จะเริ่มตรงไหนคำขึ้นต้น จุดประสงค์ รายละเอียด แล้วสิ่งที่ขอและคำลงท้าย
• ข้อความอ่านยากพูดประโยคสั้นๆ
• ฟังดูไม่เป็นทางการพอพูดด้วยระดับภาษาที่จะส่ง
• "ครับ" "ค่ะ" มากเกินไปพูดคำลงท้ายเฉพาะตรงที่อยากให้ปรากฏ
• ชื่อและตัวเลขออกมาผิดใส่ชื่อไว้ในพจนานุกรม พูดตัวเลขและวันที่ให้ชัด

ถ้าอยากลองโดยไม่เสียเงิน เริ่มจากการป้อนตามคำบอกที่มากับ Mac ซึ่ง Apple ระบุภาษาไทยไว้ ขั้นตอนอยู่ใน “วิธีใช้การป้อนตามคำบอกบน Mac”

อ่านต่อวิธีพิมพ์ด้วยเสียงบน Mac ภาษาไทย ฟีเจอร์ที่มากับเครื่องทำได้แค่ไหนMac ของคุณมีการป้อนตามคำบอก (Dictation) มาให้แล้วโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม และ Apple ระบุภาษาไทยไว้ด้วย บทความนี้อธิบายวิธีเปิดใช้ การใส่เครื่องหมายวรรคตอน และการสลับภาษา ตามความช่วยเหลือทางการของ Apple พร้อมจุดที่ฟีเจอร์ที่มากับเครื่องยังทำได้ไม่ถึง