İş e-postasının belli bir kalıbı var, bu da dikte etmeyi kolaylaştırıyor
Türkçe iş e-postaları oldukça sabit bir kalıp izler:
- Hitap ("Sayın Ahmet Bey", "Merhaba Ayşe Hanım")
- Konu (e-postanın amacı, en başta)
- Ayrıntılar
- Rica ve kapanış ("Saygılarımla", "İyi çalışmalar")
Kalıp sabit olduğu için konuşmaya başlamadan ne söyleyeceğinizi bilmek kolay. E-postalar da birikir: yazmak zaman alır. Bu yüzden e-posta, sesle yazmanın en çok zaman kazandırdığı yerlerden biri.
Sırayla konuşun: hitap, konu, ayrıntılar, rica ve kapanış
E-postanın kalıbını yukarıdan aşağıya izleyin.
- 1Hitapİlk yazışmada ya da resmî durumlarda "Sayın Ahmet Bey,"; tanıdığınız birine "Merhaba Ayşe Hanım,"
- 2KonuNeden yazdığınızı ve ne istediğinizi tek cümlede
- 3AyrıntılarTarih, saat, yer, ekler
- 4Rica ve kapanışNe zamana kadar yanıt beklediğiniz, ardından "Saygılarımla" ya da "İyi çalışmalar" ve adınız
Örneğin bir toplantı ayarlamak için şöyle diyebilirsiniz:
Merhaba Ayşe Hanım. Gelecek haftaki toplantıyı planlamak için yazıyorum. Salı ya da çarşamba öğleden sonra sizin için uygun olur mu? Sunumu bir gün önceden göndereceğim. Cuma gününe kadar dönüş yapabilirseniz sevinirim. Şimdiden teşekkür ederim. İyi çalışmalar, Selin Kaya.
Bunu işler kılan üç şey var:
- Konuyu ikinci cümlede söyleyin: "Gelecek haftaki toplantıyı planlamak için yazıyorum" diye başta söylemek, ardından gelen ayrıntıları okunur kılar
- Cümleleri kısa tutun: "…ve… o yüzden… ki…" diye zincirlemek yerine noktada durun. Noktalama sonradan eklense de okunaklı olur
- Göndermek istediğiniz üslupla konuşun: bazı araçlar ifadelerinizi yeniden yazar, bazıları söylediğiniz gibi bırakır; bu yüzden yazacağınız gibi söyleyin. "Siz" ile mi "sen" ile mi hitap edeceğinize de konuşurken karar verin
Mac'in yerleşik Dikte'sini kullanıyorsanız, Apple'ın listesinde Türkçe için otomatik noktalama olmadığından noktalamayı söyleyerek eklemeniz gerekebilir. Ayrıntılar “Mac'te Dikte nasıl kullanılır” yazısında.
Sıradaki yazıMac'te Dikte nasıl kullanılır? Türkçede nereye kadar yeterMac'inizde ek ücret ödemeden kullanabileceğiniz bir Dikte özelliği zaten var. Apple'ın resmî yardımına göre nasıl açılacağını, noktalamanın nasıl çalıştığını ve dillerin nasıl değiştirileceğini anlatıyoruz. Türkçede yerleşik özelliğin nerede yetersiz kaldığına da değiniyoruz.
Konu satırını en sonda elle yazın
Konu satırı kısadır ve sözcüklerini özenle seçmek istersiniz. Gövdeyi dikte edip yalnızca konu satırını elle yazarsanız e-posta bir bütün olarak daha hızlı biter. Gövdeyi okuduktan sonra konu satırına ne yazılacağını da bilirsiniz.
Göndermeden önce özellikle isimleri, sayıları ve benzer sesli sözcükleri kontrol edin
Dikte hataları genellikle aynı yerlerde çıkar. Çoğu zaman her şeyi baştan okumanız gerekmez; bu üçünü kontrol etmek çoğunlukla yeterli.
| Neyi kontrol etmeli | Sık görülen hatalar | Nasıl azaltılır |
|---|---|---|
| Kişi ve şirket adları | Aynı sesin farklı yazımı (Işıl → Isıl, Çağla → Cağla, Şükrü → Sükrü); yabancı şirket adları | Sözlüğe ekleyin |
| Tarihler ve sayılar | "On beş" yerine "elli", "salı" yerine "perşembe"; ekin yazımı ("15 Kasım'a" yerine "15 Kasıma") | Yavaş ve net söyleyin; tarihi tam söyleyin ("3 Kasım Salı") |
| ı/i, ş/s gibi harfler ve benzer sesli sözcükler | "sınır" ile "sinir", "şık" ile "sık", "hâlâ" ile "hala"; ayrı yazılması gereken "de/da" ve "ki"nin bitişik çıkması | Çevresine birkaç sözcük bağlam ekleyin; şüpheli yerleri okurken özellikle bakın |
Pek çok araç isimleri bir kez düzelttiğinizde hatırlar. Sık yazıştığınız kişilerin adlarını baştan sözlüğe ekleyin.
Kalıp ifadeler ve yanıtlar tek seferde söylenince daha hızlı çıkar
- Kalıp ifadeleri tek nefeste söyleyin: "E-postanız için teşekkür ederim"den "Saygılarımla"ya kadar her seferinde yazdığınız satırlar, düşünmeniz gerekmediği için hızla çıkar
- Karşı tarafın e-postasına bakarak yanıtlayın: sorularını sırayla yanıtlarsanız gövde kendiliğinden yazılır
- Uzun bilgilendirmeleri liste olarak dikte edin: "Birincisi, … İkincisi, …" deyip madde işaretlerini sonradan ekleyin
Sadede önce gelmek gerektiğini herkes bilir, ama yazarken giriş kısmı uzayıp gider. Konuşurken söylemek istediğinizle başlamak daha kolay
Kararsızsanız, e-postanın kalıbını izleyin yeter
- Nereden başlayacağınızı bilmiyorsunuzHitap, konu, ayrıntılar, sonra rica ve kapanış
- Metin zor okunuyorCümleleri kısa tutun
- Yeterince resmî durmuyorGöndermek istediğiniz üslupla konuşun; "Sayın … Bey/Hanım" ve "Saygılarımla" kullanın
- İsimler, sayılar ve ı/i, ş/s yanlış çıkıyorİsimleri sözlüğe ekleyin; sayıları ve tarihleri net söyleyin; bu harflere okurken bakın
Hiç para harcamadan denemek isterseniz Mac'inizdeki yerleşik Dikte ile başlayın. Adımlar Mac'te Dikte nasıl kullanılır yazısında.
SayonaraType
Mac için sesle yazma uygulaması. Ücretsiz denenebilir; Türkçe metni düzenleme özelliği hâlâ araştırılıyor.
Nasıl kontrol ettik
Türkçe iş e-postalarının yaygın kalıplarına ve sesle yazma araçlarının genel işleyişine dayanıyor. Belirli bir ürünün doğruluğunu ölçmedik.
