[E-mail por voz] A ordem para ditar e 3 coisas para conferir

O e-mail de trabalho tem um formato definido, e isso facilita ditar

O e-mail de trabalho segue um formato bem fixo:

• Saudação
• Objetivo (o motivo do e-mail)
• Detalhes
• O pedido e a despedida

Como o formato é fixo, fica fácil saber o que você vai dizer antes de começar a falar. E os e-mails se acumulam: digitar todos leva tempo. Por isso o e-mail é um dos lugares onde o ditado mais economiza tempo.

Fale na ordem: saudação, objetivo, detalhes, pedido e despedida

Siga o formato do e-mail de cima para baixo.

1. 1Saudação"Olá, Mariana," com quem você já conhece; "Prezada Sra. Fernanda," ou "Prezado(a)," num primeiro contato mais formal
2. 2ObjetivoUma frase dizendo por que você está escrevendo e o que precisa
3. 3DetalhesDatas, horários, local, anexos
4. 4Pedido e despedidaAté quando precisa da resposta, depois "Atenciosamente" (formal) ou "Abraços" (mais próximo) e o seu nome

Por exemplo, para marcar uma reunião, você poderia dizer:

Olá, Mariana, tudo bem? Estou escrevendo para marcar a reunião da semana que vem. Terça ou quarta à tarde funcionam para você? Envio os slides no dia anterior. Pode me confirmar até sexta-feira? Obrigado. Abraços, Rafael.

Três coisas fazem isso funcionar:

• Diga o objetivo logo no começo: "Estou escrevendo para marcar a reunião da semana que vem" logo após a saudação facilita a leitura dos detalhes que vêm depois
• Use frases curtas: em vez de emendar "e… aí… então…", pare e diga "ponto". O texto fica legível mesmo quando a pontuação é inserida pela ferramenta
• Fale no tom em que quer enviar: algumas ferramentas reescrevem as suas palavras e outras mantêm como você disse, então fale do jeito que escreveria

Digite o assunto por último

O assunto é curto, e você vai querer escolher as palavras com cuidado. No Brasil, é comum o assunto já dizer do que se trata ("Reunião da semana que vem: terça ou quarta?"). Dite o corpo e depois digite só o assunto, e o e-mail inteiro fica pronto mais rápido. Depois de reler o corpo, você sabe exatamente o que colocar no assunto.

Antes de enviar, confira principalmente nomes, números e datas e palavras de som parecido

Os erros de ditado costumam aparecer nos mesmos lugares. Por isso, vale conferir principalmente estes três pontos.

Muitas ferramentas lembram os nomes depois que você os corrige uma vez. Cadastre desde o início os nomes das pessoas com quem você troca e-mails com frequência.

Frases prontas e respostas saem mais rápido quando ditas de uma vez

• Diga as frases prontas de uma só vez: as que você escreve sempre, de "Obrigado pelo retorno" a "Fico à disposição. Atenciosamente", saem rápido porque você não precisa pensar
• Responda olhando o e-mail da outra pessoa: responda às perguntas na ordem, e o corpo se escreve sozinho
• Dite atualizações longas como lista: diga "Primeiro, … Segundo, …" e acrescente os marcadores depois

Todo mundo sabe que é bom ir direto ao ponto, mas, digitando, a introdução tende a crescer. Falando, é mais fácil começar pelo que você quer dizer

Se estiver em dúvida, siga o formato do e-mail

• Não sei por onde começarSaudação, objetivo, detalhes, depois o pedido e a despedida
• O texto fica difícil de lerUse frases curtas
• Não soa profissional o bastanteFale no tom em que quer enviar
• Nomes e números saem erradosCadastre os nomes no dicionário; fale números e datas com clareza

Se quiser experimentar sem gastar nada, comece pelo ditado que já vem no Mac. Em português do Brasil, a pontuação é dita em voz alta ("vírgula", "ponto"). Os passos estão em “Como usar o ditado no Mac”.

Leia também[Ditado no Mac] Como ativar em português e até onde ele vaiO seu Mac já vem com ditado, sem custo extra. Veja como ativá-lo, como funciona a pontuação em português e como alternar idiomas, seguindo a ajuda oficial da Apple. Também mostramos onde o recurso nativo fica devendo.