用語音寫工作 Email：說話順序，與寄出前檢查的 3 件事

工作 Email 有固定的格式，所以很適合用說的

工作 Email 的格式相當固定：

• 稱謂與問候
• 目的（這封信的重點）
• 細節
• 請求與結尾敬語

因為格式固定，開口之前就很容易知道自己要說什麼。而且 Email 一封接一封，打字很花時間。所以 Email 是語音輸入最能省時間的地方之一。

依照「稱謂、問候 → 結論 → 細節 → 請求與結尾」的順序說

照著 Email 由上到下的格式說就好。

1. 1稱謂與問候「王經理您好」「陳小姐您好」；第一次聯絡時先簡短自我介紹
2. 2先講結論用一句話說明為什麼寫信、需要對方做什麼
3. 3細節日期、時間、地點、附件
4. 4請求與結尾希望何時回覆，再加上「謝謝」「敬祝 商祺」與署名

例如約開會時間，可以這樣說：

王經理您好，我是 ABC 公司的林小明。想跟您約下週的會議時間。請問下週二下午或週三下午，哪個時段比較方便？資料會在前一天寄給您。麻煩您在週五前回覆，謝謝。敬祝 商祺。林小明 敬上。

這樣說的重點有三個：

• 第二句就講結論：一開頭就說「想跟您約下週的會議時間」，後面的細節就很好讀
• 句子說短一點：與其用「然後……所以……就是……」一路接下去，不如在句號停下來。自動加標點之後也比較好讀
• 用想寄出的語氣說：「麻煩您」「謝謝」「敬請見諒」這類敬語，說的時候就直接說出來。有些工具會改寫用字，有些會照你說的保留，所以用你想寫的方式說

主旨最後再用手打

主旨很短，用字也會想仔細挑。內文用說的，只有主旨用手打，整封信會完成得比較快。重讀內文之後，主旨要寫什麼也會比較清楚。

傳送前，重點檢查名字、數字與日期、同音字

語音輸入的錯誤，常出現在同樣的地方。寄出前先重點檢查這三點。

很多工具修正過一次名字就會記住。常寫信的對象的名字，一開始就加進字典。

固定用語和回信，一口氣說完會更快

• 固定用語一口氣說完：從「感謝您的來信」到「敬祝 商祺」，每次都會寫的句子不用思考，說起來很快
• 看著對方的信回覆：依序回答對方的問題，內文自然就寫好了
• 長的進度報告用條列的方式說：說「第一，……第二，……」，之後再加上項目符號

大家都知道要先講結論，但打字時開場白常常越寫越長。用說的反而比較容易從想說的話開始

不知道怎麼開始時，就照著 Email 的格式說

• 不知道從哪裡開始稱謂與問候、結論、細節，最後是請求與結尾
• 文字不好讀句子說短一點
• 語氣不夠正式「麻煩您」「謝謝」直接說出來
• 名字和數字容易錯名字加入字典；數字和日期說清楚

如果想先不花錢試試，可以從 Mac 內建的聽寫開始。步驟請見 “Mac 聽寫的使用方式”。

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